Dlaczego terminy są rozłożone
Krajowy System e-Faktur wprowadzono etapami, żeby firmy miały czas na przygotowanie. Dzięki temu najpierw weszli najwięksi podatnicy, a mniejsze podmioty dostały kilka miesięcy więcej. Dla Ciebie liczy się to, do której grupy należysz, bo od tego zależy data, od której musisz wystawiać faktury w KSeF.
Odbiór faktur działa inaczej niż wystawianie. Od pierwszego terminu każdy podatnik może dostawać faktury w systemie, więc dostawca może wysłać Ci fakturę ustrukturyzowaną, nawet jeśli Twoja firma jeszcze nie wystawia ich sama.
Terminy w skrócie
- 1 lutego 2026: obowiązek dla podatników o największej sprzedaży oraz możliwość odbioru faktur dla wszystkich
- 1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników
- Później: łagodniejsze zasady dla najmniejszych wystawców o niskiej miesięcznej sprzedaży
Sprawdź dokładne progi w przepisach albo u swojego doradcy podatkowego, bo zależą od wartości sprzedaży z poprzedniego okresu.
Okres przejściowy
Na początku obowiązywania systemu przewidziano okres przejściowy, w którym nie stosuje się kar za część błędów. Nie oznacza to jednak, że można zwlekać. Faktura wystawiona poza KSeF, gdy była obowiązkowa, nie ma statusu faktury ustrukturyzowanej, a Twój kontrahent może mieć trudność z jej rozliczeniem.
W okresie przejściowym najlepiej przećwiczyć cały obieg: odbiór, sprawdzenie, akceptację i księgowanie. Wtedy pomyłki nie kosztują jeszcze kar.
Co zmienia się dla biura rachunkowego
Biuro rachunkowe nie wystawia faktur klientów, ale co miesiąc odbiera i rozlicza ich faktury kosztowe. Przy kilkudziesięciu klientach ręczne logowanie do KSeF i pobieranie paczek zajmuje godziny. Dlatego biura szukają narzędzia, które robi to hurtowo i oddaje gotowy eksport.
Zobacz, jak wygląda KSeF dla biura rachunkowego w Upraszczaj.
Co zrobić przed swoim terminem
- Ustal, do której grupy należysz i od kiedy wystawiasz faktury w KSeF
- Zdecyduj, kto zatwierdza faktury kosztowe
- Sprawdź, czy program księgowy przyjmuje dane z eksportu
- Przećwicz pobieranie faktur z KSeF na kilku fakturach
- Wybierz sposób dostępu: uprawnienie albo token KSeF
Jak Upraszczaj pomaga
Upraszczaj odbiera faktury z KSeF, pokazuje je w czytelnej postaci, sprawdza sumy i NIP oraz zbiera akceptację. Zatwierdzone faktury eksportujesz do księgowości. Możesz zacząć od jednego pliku: wczytaj go w programie do faktur KSeF i zobacz wynik bez konta.
Pytania i odpowiedzi
Czy odbiór faktur w KSeF jest obowiązkowy dla każdego
Każdy podatnik musi liczyć się z tym, że faktura może do niego dotrzeć przez KSeF od pierwszego terminu, więc warto skonfigurować odbiór od razu.
Co grozi za wystawienie faktury poza KSeF
W okresie przejściowym kary są ograniczone, ale faktura poza systemem może nie być uznana za fakturę ustrukturyzowaną. Szczegóły sprawdź w przepisach.